10 Tipps für ein besseres Zeitmanagement

tips for better time management 1

In meinen ersten Monaten Selbstständigkeit habe ich vor allem eines gelernt: ohne das richtige Zeitmanagement funktioniert einfach gar nichts. Alles unter einen Hut zu bekommen ist mir in den ersten Monaten sehr, sehr schwer gefallen und immer wieder saß ich morgens total gefrustet am Schreibtisch und wusste gar nicht, wo ich zuerst anfangen sollte.

Familie, Freunde, Partner, Job und Haushalt unter einen Hut zu bekommen und das bei einem Tag der nur 24 Stunden hat? Das kam mir schier völlig unmöglich vor und auch wenn ich den Gedanken hasste, wusste ich, dass einige Teile meines Lebens darunter werden leiden müssen. Nach ein paar Monaten Einspielzeit und einigen Auf und Aps, habe ich nun aber meinen Rhythmus gefunden und auch wenn ich hier und da immer noch in Zeitnot gerate und ich mir wünschen würde, mehr Zeit mit meiner Familie zu verbringen, klappt es jetzt tausend Mal besser als zu Beginn. Für mich persönlich gibt es nichts Schlimmeres als Zeitdruck, vor allem in einem Job, der von Deadlines nur so wimmelt.

Zeitmanagement ist kein Talent, sondern viel mehr eine Gewohnheit, die man sich antrainieren kann und wie man so schön sagt: Übung macht den Meister! Damit euer Leben in Zukunft stressfreier verläuft und ihr das meiste aus eurer Zeit rausholen könnt, habe ich euch heute mal die 10 wichtigsten Tipps für ein gutes Zeitmanagement aufgelistet und bin schon gespannt auf euer Feedback.

1. Plane deinen Tag

Reserviere die ersten 30 Minuten deines Tages, um einen Plan zu erstellen. Die wichtigste Zeit am Tag ist die, in der du deinen Tag planst. Du hast somit einen Überblick über deine Aufgaben, weißt was du bis wann fertig haben solltest und kannst stressfreier mit deinen Aufgaben beginnen. Denk daran, deine Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, wie ich es dir schon ein meinem Produktivitäts-Tipps-Artikel erklärt habe. Das erleichtert deinen Tag ungemein!

2. Lass dich nicht ablenken

Besonders wenn man in einem Onlinebusiness arbeitet, ist es nicht gerade leicht, nicht ab und zu auch mal Facebook oder Instagram zu checken. Bis vor kurzem habe ich immer die Ausrede benutzt, dass das ja schließlich zu meinem Job gehört. Auch wenn das natürlich der Fall ist, ist es doch meistens eher kontraproduktiv einfach durch den Feed zu scrollen, wenn man gerade eigentlich wichtigeres zu tun hat. Im Handumdrehen hat man dann auch schon wieder den Fokus verloren und kann sich nicht mehr richtig konzentrieren. Was mir persönlich immer hilft ist, während ich konzentriert an etwas arbeite, mein Handy von meinem Arbeitsplatz zu verbannen, den Ton auszuschalten und auch all meine Tabs zu schließen.

3. Verschwende deine Zeit nicht mit unnötigen Dingen

Wir verbringen so viel Zeit am Tag mit Dingen, die eigentlich total unnötig sind. Versucht genau diese Dinge zu finden und sie aus eurem Plan zu streichen. Am besten legt ihr euch ein kleines Tagebuch an, in dem ihr für zwei Wochen für jeden Tag aufschreibt, was ihr wie lange gemacht habt. Effizienz ist das Stichwort!

4. Erledige das Wichtigste und Unangenehmste als erstes

Wir alle kennen dieses schwere Gefühl im Magen, wenn da diese eine Sache ist, die man unbedingt erledigen muss, aber vor der man sich schon tagelang drückt (z.B. Steuererklärung, Rechnungen, Dokumente etc.). Im Unterbewusstsein stresst euch das extrem und lenkt euch von den aktuellen Aufgaben ab. Um den Stress zu vermeiden, solltet ihr mit den wichtigsten und unangenehmsten Aufgaben als erstes starten. Das gibt euch sofort ein gutes Gefühl und ihr könnt den Rest des Tages ohne schlechtes Gewissen ganz konzentriert weiterarbeiten.

5. Tracke deine Zeit

Oftmals wissen wir gar nicht, wie viel Zeit wir mit unseren Aufgaben verbringen. Wie oft passiert es mir, dass ich geschockt auf meine Uhr schaue und feststelle, dass die Zeit einfach so verflogen ist. Um euren Tag richtig zu planen, ist es allerdings essentiell zu wissen, wie lange ihr ca. für welche Aufgaben braucht. So kommt ihr nicht in Zeitdruck und könnt eure Woche in Ruhe und mit dem richtigen Zeitmanagement planen. Wem es zu aufwendig ist, mit der Uhr oder dem Smartphone die Zeit zu stoppen, der kann zum Beispiel auch hilfreiche Seiten wie Toggl verwenden. Hier könnt ihr euch kostenlos anmelden, eure jeweiligen Aufgaben eintragen und auf „Go“ klicken, sobald ihr startet. Probiert es unbedingt mal einen Tag aus. Ich war total überrascht wie viel/wenig Zeit ich mit verschiedenen Aufgaben verbringe und habe mich bei allem total verschätzt. Toggl verschafft euch einen super Überblick.

6. Verwende Zeitmanagement Apps

Mittlerweile gibt es sehr viele hilfreiche Apps, die das eigene Zeitmanagement verbessern können und dabei helfen, seinen Tagesplan einzuhalten. Meine aller liebste App ist die Pomodoro-App. Noch nie gehört? Das System ist super einfach und sehr effizient: bevor du mit deiner nächsten Aufgabe beginnst, schreibst du sie in das vorgegebene Kästchen (z.B. Zeitmanagement Tipps aufschreiben). Nun, wenn du mit deiner Aufgabe beginnen möchtest, klickst du auf den Play-Button. Das Comodoro-App lässt nun einen 25-Minuten Timer laufen, den du auch in deine Sidebar ziehen kannst, sodass du einen Überblick hast. In diesen 25 Minuten konzentrierst du dich einzig und allein auf diese eine Aufgabe. Nach den 25 Minuten klingelt der Timer und zeigt euch eine fünfminütige Pause ein, die ihr euch nehmen sollt. Nun startet der Vorgang wieder neu, so lange, bis ihr die Aufgabe erledigt habt. Die 25-Minuten Intervalle werden als Pomodori bezeichnet. Nach 4 Pomodori könnt ihr eine längere Pause nehmen. Zwischen 15-30 Minuten. Der Vorteil dieser Methode ist zum einen, dass ihr lernt eure Zeit besser einzuschätzen, die ihr für eure Aufgaben benötigt. Zum anderen hilft sie euch dabei, konzentriert zu arbeiten und euch in den Pomodori einzig und allein auf diese eine Aufgabe zu konzentrieren. Da 25 Minuten eine absehbare Zeit sind, fällt einem das Ganze auch viel leichter.

7. Halte dich an die 80/20 Regel

Die 80/20 Regel , auch Pareto Prinzip genannt, besagt, dass man 80 Prozent der Arbeit in 20% der Zeit erledigt und für die übrigen 20% der Arbeit ca. 80 Prozent. Es geht darum, die Zeit/Leistung zu verbessern und Prioritäten zu setzen. Das hilft vor allem, wenn man viele detaillose Aufgaben abzuarbeiten hat. Ein gutes Beispiel zur Erklärung ist eine Präsentation. Wenn ihr die 80/20 Regel anwendet, dann kümmert ihr euch nächst nur um den Inhalt eurer Präsentation und der Folien und erst wenn ihr diesen großen Teil fertig habt, kümmert ihr euch um die Einzelheiten wie Animationen, Formatierung etc.. Ohne die 80/20 Regel würde man hier und da noch etwas hinzufügen, formatieren und sich Gedanken über die Umsetzung machen- was viel Zeit in Anspruch nimmt. Wichtig ist also, auch die jeweiligen Aufgaben noch mal zu teilen und nach Priorität zu ordnen.

8. Achte auf dich

Iss gesund, geh zum Sport, lass frische Luft rein und versuche dein Stresslevel niedrig zu halten. Denn selbst die aller besten Zeitmanagement Tipps helfen dir nichts, wenn es dir körperlich oder seelisch nicht gut geht. Denk daran, auch etwas Zeit für dich einzuplanen! (Hier findest du meine liebsten gesunden Snackideen)

9. Teile deine Aufgaben in verschiedene Blöcke

Damit meine ich, das ihr eure Einzelnen Aufgaben, die auf eurer To-do List stehen, in verschiedene Blöcke unterteil und sie dann zusammenfasst wie z.B. 9-10 Uhr E-Mails beantworten, 10.30-12 Uhr Rechnungen schreiben etc.. Somit könnt ihr jeden Aufgabenbereich auf einmal abdecken und müsst euch nicht immer wieder neu fokussieren, das ist viel einfach als wenn ihr eure To-Do Liste beispielsweise so regelt: E-Mail B beantworten, Wasser einkaufen,
E-Mail C beantworten, Rechnung XY schreiben, E-Mail Z beantworten.

10. Produktivität ist der Schlüssel

Produktivität und Zeitmanagement gehen Hand in Hand und sind voneinander abhängig. In einem meiner letzten Lifestyle Artikel, habe ich bereits 10 Tipps um produktiver zu sein mit euch geteilt. Zu denen gehört zum Beispiel auch, sein Produktivitätsfenster zu finden, sprich die Zeiträume am Tag, in denen ihr am produktivsten seid und am besten arbeiten könnt. Das ist natürlich auch enorm wichtig für euer Zeitmanagement, da ihr die wichtigsten Aufgaben, die viel Konzentration benötigen, am besten in eure High-Productivity Zeitfenster legt.

Love, Valerie



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13 Comments

  • Reply
    Lena
    22. April 2016 at 9:12

    Richtig gute Tipps! Vor allem das mit dem Zeittracking will ich schon ewig mal ausprobieren und von der Promodoro-Methode habe ich auch schon viel Positives gehört. Und das Wichtigste ist denke ich, dass man sich erstmal in die verschiedenen Prozesse eingroovt und seinen Rhythmus findet.

    Liebe Grüße
    Lena | http://www.healthylena.de

  • Reply
    Alnis
    22. April 2016 at 13:09

    Danke für die wirklich tollen Tipps, einiges davon werde wir auch gleich in die Tat umsetzen!
    Liebe Grüße
    Alnis
    http://alnisfescherblog.com

    • Reply
      Valerie
      22. April 2016 at 20:12

      Hi liebe Alnis, Danke für dein Feedback:)

  • Reply
    Lisa
    22. April 2016 at 20:09

    Das sind wirklich super tolle und vor allem sehr hilfreiche Tipps.
    Liebe Grüße Lisa <3
    http://hellobeautifulstyle.blogspot.de/

    https://www.youtube.com/channel/UCPoU_ebFxQsjhAwy8bjlPiA

    • Reply
      Valerie
      22. April 2016 at 20:11

      Hey Lisa, ich freue mich dass dir die Tipps gefallen 🙂

  • Reply
    Nina
    23. April 2016 at 16:55

    Wow, ich bin immer total begeistert von deinen Blogposts, die nicht fashion-related sind (was nicht heißt, dass mir deine Looks nicht gefallen)! Die Fotos sind so schön und die Texte sehr gelungen, ganz großes Kompliment. Liest man total gern 🙂

    Liebst,
    Nina

  • Reply
    Patrizia
    25. April 2016 at 7:54

    Liebe Valerie,

    super schöner Beitrag, aus dem ich mir einiges mitnehmen kann (und sollte:D). Aber gut, dass ich erstmal das ganze auf englisch gelesen habe um dann festzustellen, dass es auch auf deutsch dasteht haha.

    Hab einen schönen Start in die Woche,

    Patrizia

  • Reply
    Hanna Katharina
    25. April 2016 at 21:00

    Die Tipps sind klasse und die Fotos gefallen mir super! Welche Kamera/Objektiv verwendest du?
    xx hanna

    • Reply
      Valerie
      26. April 2016 at 8:30

      Hey Hanna 🙂 Danke für dein Feedback. Ich verwende die Canon 5d Mark III und ein Sigma 50mm Art 1.4 Objektiv

  • Reply
    12 ways to stop comparing yourself to others - Simple et Chic - Fashion & Lifestyle BlogSimple et Chic – Fashion & Lifestyle Blog
    23. Mai 2016 at 10:46

    […] Ecken und Kanten, erst dann kannst du beginnen Dinge zu ändern, die du ändern kannst (Beispiel: Zeitmanagement, Sport, Gesunde Ernährung, Freundschaften pflegen, Wissen aneignen, Geduld […]

  • Reply
    11 lessons I learned from being self-employed - Simple et Chic - Fashion & Lifestyle BlogSimple et Chic – Fashion & Lifestyle Blog
    30. Mai 2016 at 17:11

    […] the end, it’s the quality of our work that suffers most when we have time pressure. In my article „10 tips for a better time management“, I share with you some interesting tips to plan your time properly and to never miss a deadline […]

  • Reply
    Meine Highlights im Mai 2016 - Himmelsblau.org
    6. Juni 2016 at 7:01

    […] & Organisation Zeitmanagement ~ Mehr […]

  • Reply
    Rosie von Waldherr
    18. Oktober 2016 at 14:26

    Ich finde das sind sehr gute Tipps! Ich überrasche mich auch immer wenn die Zeit so schnell vergeht. Gerade als Bloggerin muss man aufpassen, nicht ständig auf Facebook, Instagram oder Youtube zu sein. Ich finde vor allem den Tipp mit den Zeitmanagement Apps sehr gut – oft wissen wir ja nicht wie lange wir für etwas brauchen..

    xoRosie // Rosie’s Life